Liesbeth ondersteunt haar manager nu nog beter

Categorie: Op je werk | 9 oktober 2020

Bij Top Secretaries doen we er alles aan om assistants te laten uitblinken in hun vak. Met trainingen, workshops, inspiratiesessies en programma’s op maat helpen we hen om zich te ontwikkelen. Interim assistant Liesbeth van Dijk had hulp nodig om haar drukbezette manager beter te ondersteunen. We besloten samen met Liesbeth en Jet Hasper van Intens Productief het programma ‘De assistant helpt: grip op je tijd” te ontwikkelen.

Tijdens haar opdracht bij de Gemeente Weststellingwerf merkte Liesbeth dat ze het gevoel had dat ze haar manager goed ondersteunde, maar dat ze hier meer uit kon halen. Haar manager was al haar normale werkuren kwijt aan een bomvolle agenda en e-mail. De avonden en het weekend gebruikte ze om bij te werken en vergaderingen voor te bereiden. Tijd om zich bezig te houden met de ontwikkelingen van de organisatie ontbrak. Terwijl Liesbeth zich bezig hield met zorgen dat er niet nog meer werk bij kwam, zocht ze naar een manier om overzicht te creëren voor haar manager. Een systeem waarmee ze kon werken vanuit focus en één volledige actuele actielijst.

Intens Productief

Bij Top Secretaries werken we met veel plezier via de door Jet Hasper ontwikkelde Intens Productief methode. Wij ervaren dagelijks dat deze methode helpt om structuur, focus en rust aan te brengen in ons werk. De Intens Productief werkwijze zou ook wel eens de oplossing kunnen zijn van het probleem van Liesbeth en haar manager. We koppelden Liesbeth aan Jet en samen startten ze een pilotprogramma. Stap voor stap begeleidde Jet Liesbeth om de Intens Productief werkwijze te implementeren voor haar en haar manager.

Manage je manager

Leidend in dit programma zijn de doelen en verantwoordelijkheden van de manager. Daarom start het programma met een interview met de manager door de assistant. Samen formuleerden Liesbeth en haar manager een aantal pijlers waar alle werkzaamheden aan opgehangen worden. Deze werkwijze gaf Liesbeth meer inzicht in wat haar manager belangrijk vindt, wat er gedaan moet worden en het stelde haar in staat om adviezen te geven. De informatie uit het interview hielp haar om ook meer inhoudelijke ondersteuning te geven.

Techniek staat voor niets

Jet heeft Liesbeth in een aantal sessies geleerd hoe ze optimaal gebruik kan maken van Office 365. Samen hebben ze alle technische stappen doorlopen waardoor het werk heel overzichtelijk is geworden. Doordat alles stap voor stap gaat, is het een proces waar de assistant in groeit en elke week meer leert.

Liesbeth: ‘’Ik had elke keer weer zin in de volgende sessie met Jet omdat ik gaandeweg al merkte dat het mij (maar vooral ook mijn manager) zo goed hielp! Het liefst wilde ik alles in een keer doen. Gelukkig was mijn manager ook heel gemotiveerd. Daardoor konden we het hele proces snel doorlopen.“

Resultaten van het programma

Door optimaal gebruik te maken van Office 365 weet je waar de prioriteiten van jouw manager en dus van jezelf liggen. Samen werk je vanuit één takenlijst en door de juiste regels en codes in Outlook in te stellen, gaat veel automatisch. Elke dag heb je inzichtelijk wat er moet gebeuren en wat prioriteit heeft. Je maakt helder wat de doelen zijn van de manager en je ondersteunt je manager bij het daadwerkelijk realiseren van die doelen. Door inzicht te brengen in de dagelijkse taken en werkzaamheden zie je ook naar welke doelen het meeste tijd gaat en kun je bijsturen.

Liesbeth sluit af:“Ik beveel dit programma aan elke assistant aan die werkt voor een manager met een volle agenda en veel e-mail en die het gevoel heeft niet optimaal te kunnen ondersteunen. En heb je al wel het gevoel dat je goed ondersteunt, met deze werkwijze wordt het wel heel makkelijk!”

Benieuwd naar hoe Liesbeth manager dit programma heeft ervaren? Lees haar verhaal . Op deze pagina vind je meer informatie over het programma.