Wil jij even...
september 2024 | door Cathelijne Brokx
Een maandagochtend, rond 10.00 uur, op een kantoor ergens in Nederland.
Manager: Goedemorgen Chantal.
Assitant: Goedemorgen Steve!
Manager: Kun jij het overleg van morgen om 15.00 uur even een week later plannen?
Assistant: Bedoel je de Stuurgroep, met Danny en zes andere mensen van de gemeente en organisaties X en Y?
Manager: Ja, die dus graag even verzetten naar volgende week. Er is morgen een overleg overheen gepland en daar moet ik echt bij zijn.
Assistant: Wat vreemd, ik was een uur geleden in je agenda bezig en zag geen dubbele afspraken staan deze week.
Manager: Klopt, ik heb het net zelf geaccepteerd. Ik weet wel dat jij dat eigenlijk doet maar ik zat toch net in mijn mail. Doe de Stuurgroep maar volgende week dinsdagmiddag.
Assistant: Ik ga mijn best doen. Met meerdere volle agenda's kan een afspraak op korte termijn een uitdaging worden.’
De Assistant slaakt een onhoorbare maar diepe zucht en gaat aan het werk.
Beste manager,
Jouw assistant heeft je dit artikel doorgestuurd omdat zij dit herkende. Wanneer jij zo'n verzoek even bij haar legt, doe je dat even in een paar minuten en ben je er vanaf. Vervolgens tref je dezelfde dag of hooguit een paar dagen later de nieuwe of aangepaste uitnodiging aan in je agenda. Het lijkt wel magie! Wat is het toch een topper, die dit soort schijnbaar onmogelijke dingen altijd zo goed voor elkaar krijgt, ook op hele korte termijn.
Wat je niet hebt gezien is dat:
- Je assistant contact heeft gezocht met de ondersteuners van de andere deelnemers. Soms is dat eenvoudig. Soms niet zo, omdat de betreffende assistant vrij is en jouw assistant contact moet zoeken met de vervangster. Of iemand is een MT aan het notuleren, of is als als key-user betrokken bij een programma of er wordt een evenement voorbereid….
- E-mailen vervolgens vaak niet praktisch is bij afspraken op korte termijn met meerdere mensen. Dan plannen de assistants een call met elkaar, waarin ze, soms 20 tot 30 minuten lang, met elkaar gaan puzzelen om ergens ruimte te maken. Te maken ja, want die ruimte is er eigenlijk (bijna) nooit zomaar;
- Er regelmatig een vervolgactie is: een bestaande afspraak moet op een ander moment gepland worden, en daar is ook nog wel eens een call of overlegmoment voor nodig. Ook is één call soms niet afdoende of moet de organiserende assistant wachten op een terugkoppeling van een van de andere ondersteuners, omdat er eerst met hun manager overlegd moet worden i.v.m. prioriteiten in diens agenda;
- Je assistant, indien het overleg intern is, voor de nieuwe datum zoekt naar beschikbare ruimte en eventueel koffie/thee, lunch of andere bijzonderheden regelt. Soms is er alleen nog een kamer vrij die geschikt is voor minder mensen dan het aantal deelnemers en dan is het aan de assistant om te kijken of er een groep is die kan ruilen. Vooral bij grote bedrijven kan dit een aardige zoektocht zijn en is de assistant afhankelijk van de (snelheid van de) reactie en bereidheid van een collega ondersteuner;
- Als er externen bij het interne overleg zijn, jouw assistant de verandering vervolgens aan facility of receptie door geeft in relatie tot wie met de auto komt en wat het kenteken van hun auto is.
- Indien het overleg op een externe locatie is, jouw assistant de zoektocht naar een ruimte extern start. De huidige ruimte is zeker niet altijd beschikbaar op de nieuwe datum. Dit betekent nieuwe locaties zoeken, offertes aanvragen, te controleren en er één te laten ondertekenen;
- De assistant de agenda uitnodiging opnieuw aanmaakt of een huidige uitnodiging wijzigt en dubbel wordt controleert, zodat alle correcte informatie erin staat.
Even is niet zomaar even
Inmiddels zijn we dan meerdere dagen verder, waarin tal van uren gespendeerd zijn aan het even verzetten van dat ene overleg.
Lieve manager, realiseer je dus: even is niet zomaar even!