Samen slimmer werken

Categorie: Tips en Tricks | 8 oktober 2020

Met ons programma ‘De assistant helpt: grip op je tijd’ helpen wij managers en hun assistant slimmer werken. Jet Hasper van Intens Productief en interim assistant Liesbeth van Dijk werkten mee aan de ontwikkeling van dit programma. Pilot deelnemer Sybrig Sytsma - afdelingshoofd Sociaal Domein bij de Gemeente Weststellingwerf – vertelt over haar ervaringen.

Meer orde aanbrengen

Een systeem om meer orde aan te brengen. Met deze behoefte kwam Sybrig bij haar interim assistant Liesbeth van Dijk. Sybrig had dag in dag uit een volledig gevulde agenda en deed haar overige werk buiten kantooruren. Liesbeth kon haar drukbezette manager niet optimaal ondersteunen en klopte aan bij Top Secretaries. Zo werden Liesbeth en Sybrig de eerste deelnemers aan ons nieuwe programma ‘De assistant helpt: grip op je tijd’ en hielpen ze ons het programma te verbeteren.

Manage je manager

Centraal in dit programma staan de doelen en verantwoordelijkheden van de manager. Na de kick-off interviewde Liesbeth haar manager om Sybrigs doelen en die van de organisatie in kaart te brengen. Samen beschreven ze een aantal aandachtsgebieden (pijlers). Alle werkzaamheden van Sybrig moeten hangen onder een van deze pijlers. Door het interview en het bepalen van de aandachtsgebieden heeft Liesbeth meer inzicht in wat Sybrig belangrijk vindt en wat er gedaan moet worden.

Loslaten

Wekelijks coachte trainer Jet Liesbeth om haar een hele nieuwe werkwijze aan te wennen. Het invoeren van de nieuwe structuur ging snel. Sybrig ziet niet elk mailtje meer binnenkomen en vertrouwt op het systeem. Die gedragsverandering was de grootste uitdaging. Samen met Liesbeth heeft Sybrig de best passende werkwijze bepaald. Nu is inzichtelijk wat topprioriteit heeft en vandaag afgehandeld moet worden.

Resultaten van het programma

Door het programma heeft Sybrig meer controle over haar agenda en de stroom van binnenkomende mails. Ze stelt zichzelf vragen als: ‘is het nodig elke keer met diezelfde persoon vrij lang te zitten of heb ik genoeg aan een inloopochtend’. Doordat Sybrigs doelen en prioriteiten helder zijn voor haarzelf en Liesbeth, vindt ze het makkelijker om te delegeren en aanpassingen te doen in haar agenda of planning. Liesbeth geeft nu meer inhoudelijke ondersteuning en adviseert haar manager bijvoorbeeld om bepaalde werkzaamheden niet te doen.

Sybrig vond dit traject erg leuk om te doen omdat ze van nature interesse heeft in slimmer werken. Het programma ondersteunt plaats- en tijdonafhankelijk werken en is daarmee actueel. Dat het haar rust in haar hoofd en tijd oplevert is de grootste plus!

Lees meer over het programma of vraag via onderstaand contactformulier een kosteloos en vrijblijvende telefonische afspraak aan.