Waarom projectmatig werken mijn kerst makkelijker had gemaakt

Categorie: Beter in je werk | 17 augustus 2020 | door: Inge Romkes programma manager

Vanochtend zag ik op Instagram een bericht langskomen van een illustrator die bezig was met de kerstkaarten. Kerstkaarten…terwijl ik nog aan het nagenieten ben van de zomervakantie. De combinatie kerstkaarten en zomervakantie triggerde echter iets in mijn hoofd en ineens was ik terug in tijd. In onderstaand artikel vertel ik waar ik heen reisde, waarom en wat PMO ermee te maken heeft.

Een aantal jaar geleden was ik werkzaam als accountmanager bij Makro Kerstpakketten. Ook toen ging ik graag op vakantie, maar liever niet in de zomer. De zomer was voor ons het hoogseizoen. Nu hoor ik je denken: ‘hoogseizoen in de zomer bij een bedrijf in kerstpakketten?’

De vaste deadline van kerst

Mijn werk in de wereld van kerstpakketten was te vergelijken met werken bij een seizoenbedrijf. Kerst heeft nou eenmaal een vaste deadline. Die verschuif je niet. Op het moment dat je de afgelopen kerst nog evalueert met opdrachtgevers, stromen de artikelen voor de komende kerst binnen. In mei begint het offertetraject. Bedrijven met meer dan 5000 medewerkers vragen offertes aan en publiceren aanbestedingen. De maanden juni, juli en augustus zijn de maanden om alle offertes uit te brengen. Eind augustus ronden we de contracten af, want alle artikelen en het drukwerk moeten nog besteld worden.

Kerst als project

Elk jaar was een project met als einddatum kerst. Per opdrachtgever had je andere leverdata en drukproeven voor producten, dozen en kerstkaarten. De kerstpakketten moesten op tijd ingepakt worden en dan geleverd aan de opdrachtgever. Per pakketpost of op locaties. Hier vroegen we veel van de flexibiliteit van de inpakkers en de transporteurs. Want er gaat heus wel eens iets mis. Een doos die niet op tijd geleverd wordt of een potje jam dat niet de gewenste uitstraling heeft. We moesten dan nog steeds die kerstpakketten bezorgen, op de door de opdrachtgever gewenste datum, door weer en wind. En dan hebben we het niet over een pallet, we hebben het over vrachtwagens vol. Veel geregel, met veel deadlines en veel stakeholders.

PMO

Een tijdje terug volgde ik bij Top Secretaries de training PMO Foundation; kennismaken met PMO (Project Management Ondersteuning). Tijdens die training heb ik vaak gedacht: ‘wat was het fijn geweest als ik al deze tips & tricks had gehad tijdens mijn kerstpakketten tijd’. Dit waren projecten die allemaal baat hebben bij een uitgebreide projectplanning per opdrachtgever, een agile werkwijze en een stakeholders analyse. Ze waren zeker ook soepeler gelopen als ons team ondersteuning kreeg van een PMO-er. Een assistant gespecialiseerd in het ondersteunen van projecten.

Heb jij als assistant ook te maken met het ondersteunen bij projecten? Of werk je veel in projecten? Dan is de training PMO Foundation; kennismaken met PMO begin oktober ook zeker iets voor jou. En eind september gaan we met de verdiepingstraining PMO Practitioner en ik ben hier ook bij. De geleerde kennis kan ik niet meer toepassen in mijn kerstpakketten werk, maar mijn huidige werk bestaat ook uit veel werken op projectbasis, dus het komt mij zeker van pas.
Zie ik jou daar?