5 lessen van 's werelds meest bekeken business evenement

11 mei 2020 - De jaarlijkse draft van de NFL (National Football League) is één van de grootste zakelijke bijeenkomsten ter wereld waar miljoenen mensen live naar kijken. Dit jaar werd de Liga echter gedwongen om de bijeenkomst virtueel te houden als gevolg van COVID-19. Benieuwd naar hoe is dit experiment is verlopen? Hier zijn 5 lessen waar je als bedrijf mee rekening kunt houden bij het organiseren van een eigen bijeenkomsten op afstand.

Elk jaar in april komen de 32 teams van de NFL bijeen voor de Draft - het proces van het kiezen van de toptalenten van de universiteit die in aanmerking komen om een topsporter te worden. In drie dagen en zeven rondes, krijgt elk team een vaste tijd om te kiezen. Het minst presenterende team van vorig jaar kiest eerst, dan het volgende team, en ga zo maar door. Het evenement is gewoon een zakelijke bijeenkomst, er wordt niet gesport.

Toch trekt evenement enorm veel bekijks met duizenden betrokkenen die fysiek aanwezig zijn en miljoenen anderen die op TV kijken om te zien waar de toptalenten terechtkomen. De draft heeft gewoonlijk meer tv-kijkers dan veel National Basketball Association playoff wedstrijden. Het evenement van dit jaar, dat recent werd gehouden, zou zich oorspronkelijk in Las Vegas afspelen. In plaats daarvan, met de wereld in de greep van een pandemie, moest het evenement 'virtueel' plaatsvinden.

De teambeslissers en de competitie-officials, allen thuis in lockdown, zouden online en telefonisch communiceren. Zou de technologie standhouden? En zou de tv-uitzending nog steeds de kijkers aan de haak slaan? Het antwoord op beide vragen bleek ja te zijn. En de manier waarop het weekend zich ontvouwde vormt een basis voor interessante learnings voor andere organisaties die op afstand werken, zowel tijdens de pandemie als daarna.

1. Zorg voor een goede voorbereiding

We hebben het allemaal al wel eens meegemaakt; bij het gebruik van technologie gaan de dingen niet altijd zoals gepland - vooral als het gaat om conferentiegesprekken. De repetitie van de NFL verliep ook niet volgens plan. Eén team had het verkeerde telefoonnummer, en iedereen sprak door elkaar heen op het conferentiegesprek omdat niemand de mute-knop gebruikte. Die problemen waren gelukkig al verholpen tegen de tijd dat het echte evenement aankwam, wat het belang van de voorbereiding aantoont.

💡 Les: In een groot team op afstand zal niet iedereen hetzelfde gemak hebben met technologie, dus neem de tijd om de gehele groep op snelheid te brengen. Test de technologie op voorhand om er zeker van te zijn dat de eigenlijke oproep vlot verloopt.

2. Zorg voor de juiste technologie

De NFL stuurde meer dan 100 tech kits naar managers, coaches, spelers en teamleden zodat ze zichzelf konden filmen tijdens de Draft. Deze omvatten iPhones, verlichtingsinstallaties, microfoons en meer. De rest van de technologie werd echter aan de teams zelf overgelaten. Sommige coaches bevonden zich achter een bureau met meerdere schermen, met meerdere computers, tablets en telefoons. Anderen zaten voor een TV met een laptop.

💡 Les: Zorg ervoor dat mensen de technologie gebruiken die het best voor hen werkt. Sommige mensen kunnen gemakkelijk schakelen tussen meerdere apparaten, terwijl anderen worstelen met informatieoverbelasting.

3. Werk veilig

De teams waren bezorgd dat gevoelige informatie in handen van hackers zou kunnen komen, of dat grappenmakers het proces zouden saboteren. De videochats werden gecodeerd en wanneer de teams hun spelerspriemen naar de NFL stuurden, moesten ze een unieke pincode invoeren om zich te identificeren.

💡 Les: meer werk op afstand betekent dat er meer gevoelige gegevens worden gedeeld. Zorg ervoor dat iedereen het toegenomen risico begrijpt en weet hoe dit geminimaliseerd kan worden.

4. Begrijp het belang van een goede balans tussen werk en privé

NFL-coaches werken lange uren. Legendarische coach John Madden zei dat een van de redenen waarom hij zich terugtrok van het coachen op 42-jarige leeftijd was dat "ik geen idee had hoe oud mijn kinderen waren". De 2020 NFL Draft was opmerkelijk omdat veel kinderen naar hun vaders werk meekeken. Meer tijd voor het gezin was een van de belangrijkste voordelen die coaches en leidinggevenden na dit concept noemden. De algemene manager van de Baai van Tamper Buccaneers, Jason Licht, zei: "Ik ben bijna op het punt dat ik graag op deze manier werk, ik krijg zo veel gedaan."

💡 Les: Het is een cliché dat werknemers op afstand de dingen niet voor elkaar krijgen - en meer tijd hebben met het gezin kan ook goed zijn voor het moreel.

5. Het is oké om een meer menselijke kant te laten zien...

Al die foto's van de kinderen van de coaches - en tal van gezinskatten en -honden - hebben de besluitvormers van de NFL vermenselijkt op een manier die niemand had voorspeld. De conceptuitzending was enorm populair, met 15,6 miljoen Amerikanen die naar de eerste ronde keken - een toename van meer dan een derde ten opzichte van 2019. En de reputatie van de competitie heeft waarschijnlijk geprofiteerd van het tonen van een meer menselijke kant.

💡 Les: Zaken doen is gebaseerd op relaties. Die onderbrekingen door een kind of een huisdier tonen een andere kant van de persoonlijkheid van een werknemer en helpen de relaties te versterken.

Meer tips voor een efficiënte thuiswerkdag? Lees onze blogs.

Ga naar de blogs