Vijf tips voor een coronaproof fysiek evenement

Categorie: Beter in je werk | 31 maart 2021

Hoewel online vergaderen helemaal nog niet zo verkeerd blijkt, is het niet te vergelijken met echt contact. Nu zo langzamerhand de deuren van hotels en evenementlocaties weer open lijken te gaan, denk je misschien na over het organiseren van een fysiek evenement. Waar moet je dan rekening mee houden? We vroegen het Lisanne van Doorn van Park Plaza Victoria en art’otel amsterdam, het hotel waar wij pre-corona ons laatste live event hielden met o.a. een sketch van trainer Sicco de Ree over de man in het vak. Park Plaza lanceerde onlangs het Reassuring Meetings & Events programma waarmee ze de gezondheid en welzijn van gasten en teamleden voorop stelt en flexibiliteit als grootste behoefte van de gasten herkent. Haar tips zijn:

Tip 1: Overleg

Er zijn veel professionals dagelijks bezig met wat wel kan. Overleg met een locatie als je graag een fysieke werksessie wilt plannen, maar bang bent dat het niet kan. Bij Hotel Park Plaza werkt een ervaren persoonlijke event planner met je samen om een veilig plan te maken.

Tip 2: Organiseer veiligheidsmaatregelen

Regel in overleg met de locatie extra maatregelen zoals een temperatuurcontrole bij aankomst, desinfectiemiddelen in openbare ruimtes en duidelijke instructies en looproutes in alle ruimtes om een veilige afstand te kunnen waarborgen.

Tip 3: Communiceer

Richt het registratieproces strak in zodat je weet wie er komt. Veel mensen zijn nog terughoudend om deel te nemen aan een fysiek evenement. Uitgebreide communicatie voor het evenement over alle maatregelen voorkomt veel vragen en zal mensen geruststellen.

Tip 4: Denk ook aan een hybride evenement

Overweeg of een hybride evenement -een fysiek event dat via livestream wordt uitgezonden- voor jouw doel geschikt is. Dan kan een kleinere locatie met minder deelnemers uitkomst bieden. Je kunt zo je bereik en interactie vergroten en misschien wel mensen uit andere landen laten deelnemen.

Tip 5: Flexibiliteit

We kunnen niet in de toekomst kijken en daarom bieden verschillende locaties flexibele voorwaarden, inclusief annulerings- en betaalbeleid. Goed om rekening mee te houden in je keuze voor een locatie.

Een fysiek evenement regelen is in de anderhalvemetersamenleving best wel uitdagend, maar met aanpassingen is het ook in deze tijden wél mogelijk.