Vijf tips voor meer ruimte in je agenda

Categorie: Beter in je werk | 26 maart 2021

Nu thuiswerken al maanden gangbaar is en we via Teams met collega’s en klanten in contact blijven, kan je agenda managen wel eens een uitdaging zijn. Voor je het weet zit je van ’s ochtends vroeg tot einde van de middag te videobellen. Zorg voor meer rust in je werkdag met deze vijf tips.

Tip 1: Houd een dagdeel vrij

Blok elke week een aantal uur voor jezelf. Op dat moment kijk je wat aandacht nodig heeft. Je kunt dan bijvoorbeeld achterstallig werk inhalen, interessante artikelen lezen of de tijd gebruiken om na te denken. Als je in een team werkt, adviseren wij hier een werkafspraak van te maken. Wanneer iedereen hetzelfde dagdeel blokt, stoor je elkaar ook niet.

Tip 2: Plan je lunchbreak in

Van negen tot vijf zonder pauzes gefocust en geconcentreerd blijven lukt niemand. Daarom is het slim om je lunchpauze standaard in te plannen. Dan kun je even afschakelen. Als je de lunch als afspraak in je agenda inplant, zien anderen ook dat jij op dat moment niet beschikbaar bent. Gebruik die tijd bijvoorbeeld een blokje om en merk dat je daarna weer vol energie verder kunt.

Tip 3: Vergader 5 of 10 minuten korter

In Outlook kun je instellen: afspraken en vergaderingen vroeg beëindigen (via Bestand -> Opties -> Agenda -> Agenda-opties). Stel hier in dat afspraken van een half uur 25 minuten duren en afspraken van een uur 50 minuten. Zo gun je jezelf even een biopauze en “ren” je niet van afspraak naar afspraak.

Tip 4: Hou rekening met uitwerktijd na een meeting

Plan na elke vergadering wat ‘opvolgtijd’ om verslagen, extra info of een uitnodiging voor de volgende meeting uit te sturen. Je voorkomt daarmee dat je bepaalde zaken vergeet door te sturen en dat kleine klusjes zich ophopen.

Tip 5: Stel jezelf vijf vragen

Vraag jezelf bij elk vergaderverzoek af of je dit accepteert. Een mooie zin om daarbij te gebruiken is: ‘Moet ik dit nu doen?’ Je stelt jezelf die vraag vijf keer, steeds met de klemtoon op een ander woord. Door dit te doen, leer je bewust keuzes te maken en zul je zien dat je echt niet alle verzoeken hoeft te accepteren.
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?
Moet ik dit nu doen?

Misschien heb je na het lezen van deze tips nieuwe inspiratie opgedaan. Het kan ook zijn dat je het allemaal wel weet, maar dat het je toch niet altijd lukt om ademruimte in je agenda te houden. Uiteindelijk moet je het zelf doen; het sleutelwoord is discipline. Bonustip: plan elke vrijdagmiddag een evaluatiemoment in en bedenk waar je jezelf nog kunt verbeteren. Lees hier onze 9 tips om af te schakelen na een drukke werkdag.