Manage je manager

Categorie: Beter in je werk | december 2021 |

Je ‘manager managen’ is een vaardigheid die extra handig is als je op afstand werkt. Wanneer je weet hoe je dit kan doen, helpt het bij het bouwen van vertrouwen, het vermindert misverstanden en verbetert jullie werk-relatie. Zelfs als deze al goed is.

Als je het gevoel hebt dat je onderaan de ladder staat, denk dan niet dat je geen manager bent. Je bent een manager, van je eigen manager! Dat weten zij alleen nog niet. Werken op afstand kan verschillende uitdagingen met zich meebrengen. Communicatie is extra lastig, je ziet elkaar niet en er is meer kans op misverstanden en incorrecte aannames als de communicatie niet goed loopt. Dit geldt voor jou als assistant, maar ook voor jouw manager en kan frustraties opleveren bij beide. Wij geven jou vijf tips waarmee jij de vaardigheid van het ‘managen van je manager’ verbetert en jullie samenwerking makkelijker én leuker maakt.

Inzicht

Aan de basis van goed omhoog managen ligt het feit dat je de tijd neemt om te begrijpen wat de verantwoordelijkheden, prioriteiten en uitdagingen zijn voor jouw manager. Stel tijdens jullie gesprekken open vragen om een beter beeld te krijgen van de issues die uitdagend zijn voor jouw manager. Je bent dan beter in staat om jouw manager te helpen. Hoe beter jij jouw manager begrijpt, hoe beter je een positieve, alle-neuzen-één-kant-op-mentaliteit kunt creëren die zorgt voor vertrouwen van jouw manager en meer vrijheid voor jouzelf.

Samenwerkingsafspraken

Plan een videocall met jouw manager om samen af te stemmen hoe jullie werken, wat verwacht wordt en hoe en wanneer jullie communiceren. Spreek de prioriteiten door en wat te doen als je ergens tegenaan loopt. Check hoe vaak zij updates willen en hou je daar ook aan. Dit verduidelijkt het werkproces en jouw manager ziet dat jij taken op een serieuze en strategische wijze aanpakt.

Proactief

Als je ergens tegenaan loopt, laat het dan niet liggen. Hoe eerder je het bij je manager aangeeft, hoe beter. Als er iets is, leg het voor, denk in oplossingen en presenteer die aan jouw manager. Door niet alleen het probleem neer te leggen, maar hier proactief een oplossing bij te bieden, is je manager ook meer geneigd om je het vertrouwen te geven.

Communicatie

Niemands manager is perfect, dus verwacht dat ook niet van die van jou. Misschien sturen ze veel mails, veranderen vaak van gedachten, of houden ze zich niet aan de afgesproken manier van werken. Geef dan feedback, hoe lastig ook. Bereidt het goed voor en maak het niet persoonlijk.

Gebruik de sandwich methode, goed nieuws/slecht nieuws/goed nieuws, om het gesprek vorm te geven. Kies een goed moment, niet één vlak voor een deadline of op een druk moment voor jullie beiden. Start het gesprek met iets dat zij goed doen, of iets dat je waardeert. Leg daarna uit wat het issue is en wat de impact daarvan op jou of jouw werk is. Vraag vervolgens om hun input en bespreek hoe een oplossing eruit zou kunnen zien. Eindig ook weer op een positieve noot en bevestig per email wat jullie samen hebben besloten.

Vergeet waardering niet in je communicatie. Als jouw manager goede dingen doet die jouw leven makkelijker maken, (h)erken dat. Waardering krijgen werkt motiverend en jouw manager voelt zich door jouw erkenning net zo gevalideerd als wanneer het van hun leidinggevende zou komen. Dit voegt positiviteit toe aan jullie relatie en daarmee train je als het ware jouw manager om dit gedrag vol te houden.

Initiatief

Initiatief nemen om jouw relatie met je manager te managen is key. (H)erken dat het een tweezijdig proces is en dat jij verantwoordelijk bent voor jouw deel in die relatie. Soms is het makkelijk om passief te zijn en alleen te reageren en niet te acteren op jouw managers persoonlijkheid of verzoeken. Maar als je jouw verantwoordelijkheid in deze relatie neemt, krijg je ook een gevoel van eigenaarschap en een groter gevoel van controle. Hierdoor blijf je zichtbaar.

Als je doelgericht start met het managen van jouw manager zul je je meer in control gaan voelen van jouw werkleven en krijg je meer zelfvertrouwen bij het aangaan en managen van interpersoonlijke relaties. Om jou hierbij te helpen, hebben wij samen met Interim assistant Liesbeth van Dijk en Jet Hasper van Intens Productief het programma ‘Manager & Assistant: maak samen meer verschil’ ontwikkeld. We leren jou om jouw werk vanuit de doelen en prioriteiten van jouw manager te doen met alle slimmigheidjes van Office365.

Hulp nodig?

Hier lees je de ervaringen van Liesbeth, de ervaringen van haar manager en meer over de intens productief werkwijze.