Slimmer mailen
Categorie: Beter in je werk | 11 mei 2021
Je kent het wel. Einde van de werkdag, nog tien minuten te gaan tot je kan afsluiten en lekker kan ontspannen met een kop thee op de bank. Je actielijst is bijna afgewerkt, je moet alleen nog even een mail sturen. Snel tik je een verhaaltje met de informatie die je moet delen, je voegt een vraag toe waar je morgenochtend antwoord op moet hebben en klikt op verzenden. Klaar.
Je kent het wel. Einde van de werkdag, nog vijf minuten te gaan. Er klinkt een bekend tringeltje en je ziet een nieuwe mail in je Postvak IN verschijnen. Je opent de mail, leest hem door… en nog een keer. Hè? Wat wordt er precies bedoeld? Je mailt een halfbakken antwoord terug en besluit er morgenmiddag verder over te mailen, want je zit de hele ochtend in besprekingen. Hopelijk heeft het geen haast.
We denken vaak dat we duidelijk communiceren. Wat in een bericht staat komt overeen met wat in ons hoofd zit, maar we vergeten de extra context die in ons hoofd zit en de ander niet kent. En wat jij zelf een duidelijke vraag vindt, is misschien niet zo helder voor de ander. Communicatie is één van de belangrijkste vaardigheden, zowel op de werkvloer als in je privéleven. Toch is het iets waarin (onbewust) veel fouten worden gemaakt. 50% van de mails wordt niet begrepen. In deze tijd van thuiswerken zijn werkafspraken over mailgebruik onmisbaar, want met duidelijke communicatie heb je minder mails nodig om je resultaat te behalen. Lekker efficiënt.
Hoe doe je dat dan, dat duidelijke mailen? Daarvoor geven wij jou acht tips:
Voor je gaat schrijven
Tip 1: Wat
Wat is het doel van de mail die je gaat sturen? Vraag jezelf af of een andere vorm van communicatie misschien effectiever is?
Tip 2: Wie
Kies bewust wie je direct mailt en wie in de CC gaat. CC is ter kennisgeving. Als je antwoordt op een mail en het is voor iedereen van toepassing, kies dan (en alleen dan) voor Reply All.
Mail je naar een grote groep mensen, gebruik dan de BCC-regel. Zo kunnen de geadresseerden niet zien wie er nog meer zijn gemaild en bewaar je de privacy.
Zet bij belangrijke mails de geadresseerde(n) er pas op laatste moment in. Zo stuur je niet per ongeluk een halve mail.
Het schrijven zelf
Tip 3: Werk met een heldere onderwerpregel
E-mails met een duidelijke onderwerpregel worden eerder geopend. Vul de onderwerpregel aan met een opdracht: [Check], [Ter goedkeuring], [Ter info], [Vraag] of [Verzoek].
Tip 4: Gebruik alinea’s
Gebruik één onderwerp per alinea. Daarnaast zet je de kernboodschap in de eerste alinea, zodat de ander snel weet waar je mail over gaat. Als je nou ook nog tussenkoppen gebruikt die de inhoud van de alinea kort weergeven, is het helemaal overzichtelijk.
Tip 5: Kort, krachtig en duidelijk
Krijg jij altijd al de kriebels van die mail die een hele roman lijkt, terwijl een paar zinnen voldoende zijn? Geef zelf het goede voorbeeld en wees kort en krachtig in je mail. Uitwerkingen en notities voeg je toe als bijlage. Gebruik opsommingstekens waar mogelijk. Als je een mail stuurt met een verzoek, maak dan een korte introductie waarin je het verzoek en de eerdere stappen toelicht.
Tip 6: Benoem een verwachting en/of deadline
Mensen kunnen geen gedachten lezen, dus als er een deadline aan iets vastzit, moet je dit kenbaar maken. Dit zorgt voor duidelijkheid. Een harde deadline plaats je in de onderwerpregel. Plus een persoonlijke tip van mij: maak een deadline in je mail vetgedrukt of onderstreep deze, dan schiet het eruit.
Als je de ontvanger bent van de deadline/verwachting en het is niet haalbaar, dan geef je terugkoppeling.
Na het schrijven, voor het verzenden.
Tip 7: Controlevragen
Er zijn drie controlevragen die je jezelf altijd zou moeten stellen.
1. Is de informatie compleet?
2. Is de gevraagde actie helder omschreven?
3. Wat kun je nog verbeteren?
Tip 8: Check, check, dubbelcheck
Laat bij een belangrijke mail een collega meelezen. Mogelijk ziet die nog net dat spellingsfoutje. Check ook altijd of je de juiste persoon mailt en of je naam eronder staat.
Ook kan je je mail uitgesteld versturen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je na werktijd mailt.
Acht tips en de nodige kennis rijker! Nu kan jij de slimste e-mails van het kantoor sturen!