8:00 uur
Met mijn manager bespreek ik welke voorbereidingen nog gedaan moeten worden voor de start van onze nieuwe collega. Ik bekijk de agenda van vandaag. Mijn prioriteiten staan bovenaan en er is genoeg speling in de agenda voor onverwachte zaken.
Een collega mailt met een vraag over zijn resterende vakantiedagen. Ik laat hem weten waar hij die informatie kan terugvinden op het werknemersportaal. Een andere collega heeft een vraag waarvoor ik navraag moet doen bij de accountant. Tussendoor verwerk ik een ziekmelding in het HR-systeem en informeer de teams zodat zij hun planning kunnen aanpassen.
9:00 uur
Van het management heb ik feedback gekregen op het personeelshandboek. Ik lees de feedback aandachtig door voer een aantal wijzigingen door. Zo kan ik vandaag de definitieve versie laten goedkeuren en het handboek naar de drukker sturen!
Tussendoor bel ik met een enthousiaste sollicitant die volgende week op gesprek komt. Ik bevestig de afspraak door middel van een uitnodiging inclusief alle details. Een goede voorbereiding is het halve werk dus ik blok tijd in mijn agenda voor het doornemen en uitprinten van het CV en de sollicitatiebrief. Tot slot bereid ik mijn meeting van 10.00 uur voor.
10:00 uur
Het is tijd voor de meeting. Ik vertel over de positieve effecten van de onlangs uitgevoerde 360° feedback en doe het voorstel om dit elk kwartaal te herhalen. Ik vertel ook over verbeterpunten, die ik mede door het uitsturen van het medewerkerstevredenheidsonderzoek te weten ben gekomen. Niet iedereen voelt zich nog comfortabel in de zelfsturende teams en meer begeleiding is nodig. Ik stel een interne training voor aangezien het management ruime ervaring heeft met het werken in zelfsturende teams.
11:00 uur
Een collega loopt langs en vertelt dat hij verhuisd is. Ik vraag hem om mij een mail te sturen met het volledige adres en de ingangsdatum, zodat ik dit goed in het systeem kan verwerken. Ook informeer ik hem over de wijziging in reiskostenvergoeding
Een manager informeert me over een functiewijziging van een medewerker. Nauwkeurig stel ik de brief op die de mededeling en de nieuwe arbeidsvoorwaarden omvat. Vervolgens verwerk ik dit in de personeelsadministratie en upload ik de brief in zijn personeelsdossier. Aan het einde van elke maand check ik de wijzigingen in de personeelsadministratie zodat de lonen juist worden uitgekeerd.
12:00 uur
Lunchtijd! Samen met mijn collega’s neem ik plaats aan de lunchtafels en zetten we het werk even opzij om over alledaagse dingen te praten. Na de lunch gaan we naar de leukste ruimte in kantoor waar we nog even Mario Kart spelen.
13:00 uur
We hebben de tweewekelijkse ‘stand-up’, waarbij alle teams in presentatievorm met elkaar delen wat bereikt is en wat de nieuwe doelen zijn. Ook HR heeft een eigen sheet en ik laat ze de resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek zien en vertel welke acties we gaan ondernemen. Ook kondig ik de nieuwe medewerker aan.
14:00 uur
Tijd om de onboarding van de nieuwe collega af te ronden. Heeft zij haar welkomstpakket thuis ontvangen? Check. Heeft zij haar arbeidsovereenkomst getekend en benodigde documenten (kopie paspoort, diploma’s etc) aangeleverd? Check. Staat zij goed aangemeld in het HR-systeem en is haar personeelsdossier compleet? Check.
Ik bel de nieuwe collega nog even om te vragen of alles duidelijk is voor haar eerste werkdag en of zij nog vragen heeft. Tenslotte check ik de werkplek inclusief apparatuur, aanmelding van de juiste programma’s en kantoorartikelen. Ik zorg er ook voor dat de werkplek er uitnodigend uitziet en zij in een mapje alle handige info bij zich heeft.
15:00 uur
Ik controleer onze recruitmenttool om te kijken of er nog nieuwe reacties op openstaande vacatures zijn binnen gekomen. Een aantal kandidaten sluit niet aan op de vacature en ik stuur ze een persoonlijk bericht om hen te informeren over de afwijzing. Twee interessante kandidaten stuur ik door naar de manager, zodat hij ze kan beoordelen.
Inmiddels heb ik onze accountant gesproken en koppel ik de vraag van de collega over zijn salarisspecificatie terug. Fijn, de collega weet nu genoeg.
16:00 uur
Mijn manager heeft twee interessante artikelen met mij gedeeld over het ‘werken op afstand’ en ‘thuis werken’, omdat dat een steeds groter onderwerp wordt in de organisatie. Het lezen van de artikelen heeft mij nieuwsgierig gemaakt en ik verdiep mij nog meer in het onderwerp. Ik bedenk een aantal verbetervoorstellen die ik deze week verder ga uitwerken.
17:00 uur
De dag is voorbij gevlogen! Na een erg afwisselende en productieve dag, zeg ik mijn collega’s gedag en ga ik tevreden naar huis.
Werken als HR assistant
Wil je ook aan de slag als HR assistant? Of wil je je specialiseren in een ander vakgebied? Bekijk onze vacatures en solliciteer direct online!