Als interim assistant help ik organisaties tijdelijk bij zwangerschapsverlof, projecten, tijdens een sollicitatieprocedure of, zoals bij mijn huidige opdracht, met extra ondersteuning bij drukte en het opvangen van pieken.
Het gaat goed met de verkoop bij Meerstad
Bureau Meerstad is een grondexploitatiemaatschappij voor het stadsdeel Meerstad. Meerstad is een woon,- en recreatiegebied op maar 20 minuten fietsen van het centrum van Groningen. Middenin Meerstad ligt het Woldmeer: een van de schoonste recreatiemeren van het Noorden. Door personele wisselingen, drukte en verkoop van 71 kavels op korte termijn heeft Bureau Meerstad extra ondersteuning nodig. Vanuit mijn netwerk kwamen deze geluiden bij mij terecht en daarom heb ik namens Top Secretaries contact opgenomen. Na een leuk kennismakingsgesprek ben ik een aantal dagen later gestart bij deze mooie en dynamische organisatie aan de rand van de stad Groningen.
Inwerktraject
Zoals bij een interim opdracht wel vaker het geval is, was ook hier weinig tijd voor inwerken. Dat betekent: mouwen omhoog en inspringen waar de nood het hoogst is. Bijwerken van het CRM-systeem (diverse correspondentie, informatie over geïnteresseerden en nieuwe bewoners), het inplannen van afspraken en bijeenkomsten, het verzorgen van mailingen (papier en digitaal); het was een mooie manier om thuis te raken in de organisatie. Ook de eerste opvang van de telefoon heeft hieraan meegeholpen. Vragen die ik niet zelf kan beantwoorden, worden elders in de organisatie vriendelijk opgepakt.
Loting
Toen ik een aantal weken bij Bureau Meerstad werkte, was de loting voor de kavels die in de verkoop kwamen. Er was heel veel animo en daarom organiseerden we de loting op een externe locatie. Deze avond was ik aanwezig voor de ontvangst van de geïnteresseerden, de nodige administratie en overige hand-en-spandiensten. Erg interessant en vooral leuk om het verkoopteam op deze manier te ondersteunen.
Na de loting barstte de drukte los! Iedereen die een kavel toegewezen heeft gekregen, werd uitgenodigd om langs te komen op kantoor. Die afspraken heb ik ingepland en samen met het verkoopteam voorbereid. Ondertussen stond de telefoon roodgloeiend met mensen die niet bij de loting aanwezig konden zijn. Ze wilden weten of ze ingeloot waren en als dat niet het geval was wat hun plaats op de wachtlijst was.
Afwisseling
Nu alle afspraken hebben plaatsgevonden, opties desgewenst zijn omgezet naar reserveringen, alle documenten zijn verstuurd en alles goed is geadministreerd, is het wat rustiger geworden. Nu ik wat meer ruimte heb, help ik de marketingmanager bij het aanleveren van gegevens op basis waarvan zij analyses kan maken. Verder verzorg ik de verzending van diverse mailingen en houd ik het CRM-systeem op orde. De eerste beantwoording van de telefoon en het beheer van de algemene inbox blijft tot mijn taken behoren. Ook sta ik mensen te woord in het informatiecentrum. Ik heb nu meer kennis, maar als het te inhoudelijk wordt, zoek ik de juiste collega erbij. En verder zijn er altijd ad-hoc zaken, met name facilitair, die geregeld moeten worden op een secretariaat.
Verlenging
Er wordt nu gekeken naar een definitieve invulling van mijn functie. Tot die tijd blijf ik helpen en mijn opdracht is dan ook verlengd met drie maanden. Daar ben ik blij mee. Hoewel ik er tijdelijk ben, voel ik me echt onderdeel van het team. We lunchen altijd gezamenlijk en ik word uitgenodigd voor leuke bijeenkomsten en etentjes. Dat je soms maar een deel van het totale proces mee krijgt, is wel eens lastig, maar hoort erbij. De afwisseling in werk, de organisaties en mensen die je leert kennen en de leermomenten maken dat meer dan goed!
Werken als interim assistant
Wil je ook aan de slag als interim assistant? Bekijk onze vacature en solliciteer direct online!